仕事効率化を考えていく中で、「変わるものと変わらいもの」の分類が非常に重要です。
全部を自動化しようとすると難しい。でも「ここは変わらない」「ここだけ人が対応すればいい」と切り分けていけば、意外と仕組みにできる部分は多いんですよね。
そこら辺のアイデア共有になればいいなと思っての今日の記事です。
新しい商品や工具がどんどん出てくるので、変わらない物って基本的にはほとんどありません。
そんな中で施工に関する部分って使う道具は変化があれど、基本的には手順すら変わりません。
ですので施工手順書などを提出しないといけない場合に過去の物を使いまわすって容易なんですよね。
要はこの「変わらないものに対して、過去の成果物をそのまま使いまわせる仕組み」というのが業務効率化の第一歩。
大手企業だと、こういった過去の成果物を使いまわす仕組みというのは構築されているのかもしれませんけど、中小企業だとこういった仕組みも整備されていなかったり、整備する人員が居なかったりします。
ですので、この「積み重ねる」の部分と「整備する」の部分を、誰かがやってくれるのが一番理想形。
業務委託で外注するのが思いつく部分でしょう。もしくは既にデータを整備してあるところから購入するという手法。
委託の方だと細かい指示までちゃんとできていないと、専門分野に勤めている人ではないと欲しい情報が出してもらえなかったり、既にあるデータは他社利用の物で、自分が欲しい情報が取られていなかったりという部分があります。
さらに他社の方は、周りの自身と対峙しないといけない可能性のあるほかの会社に情報を出すのは嫌がったりもしますよね。
メーカーの方も同じで、私らにもカタログ上のデータベース以外は資料としては提供してくれません。
ただ、ここ数年でこの状況も少し変わってきました。
ChatGPTにカタログを全部まとめてもらえばいいんじゃね？という、今時っぽい方法が使えるようになったんですよね。
数年前なら「そんなデータを誰が入力するんだよ」で終わっていた話でも、今なら個人でもチャレンジできる。
ですので私がやってみることにしました。
クロスなんかは発注作業する時に必ず入力しないといけないのが「品番」になります。お客さんが同じものを必ず使ってくれるのであれば、基本フォーマット作っていればいいんですけど、毎回違うものを入力するには自動化が困難。
各社それぞれの図面や仕上げ表を読み取って、自動振り分けする仕組みも考えましたけど、書き方もそれぞれ違いますし、順番も含め職人さんに指示する場面を想像すると書式として安定しません。
ですので品番記入は自身ですることにすればこのトラブルは避けられます。
そこにデータベースを当てはめれば、「メーカー名」の記入や、「リピート確認」などは全自動化できる仕組みで、作業の1分1秒を短縮することに繋がります。
１日１０分を縮めることが出来れば、月に２２０分。年間２６４０分。１日８時間で考えれば５．５日分となります。社内４人でこの仕組み使い切れれば２２日分。つまり１人が１カ月分の仕事したことになるんですよね。
縮めたのは１日のたった１０分の話しなんです。
そりゃ力入れてやらない手はありません。
元になっているのは誰でも確認できるメーカーの公開情報です。ですので情報そのものを囲い込むことには、あまり意味がありません。
大事なのは、それをどう整理して、どう仕事に組み込んで、どれだけ手間を減らせる形にするかなんですよね。
現在、普段使うカタログをまとめてやっているので、ChatGPTを使ってももう何日も掛かっています。やはり膨大なデータ量です。
ただ、一番大変なのは最初だけ。
一度土台を作ってしまえば、カタログが変わっても全部をゼロから作り直す必要はありません。「変わった部分だけ直す」という仕事に変えられます。
変わらないものは殆どないとはいえ、ある程度一定期間一度決まってしまえば変わらないものはあります。それぞれの会社で変わらない仕様として使っているものもあります。
これらを組み合わせ、変わるものがあっても、そこだけ差し替えれば全体には影響しない仕組みにしておくことで業務効率を上げることに繋がっていきます。
細かい変わらないものや大きな変わらないもの。逆もまた然り。
それぞれを分析してみると、実は小さな一手が後々の大きな一手になったり、動いてみたことでこれまで見えなかった「実はこの作業はこっちにも繋がってるよ」という部分も見えてきたりもします。
これまでも「変わるものだから」といって、ずっと手間を掛けてきた作業。
実は手間かけなくてもいい作業に変わっているかもしれませんよ。