最近取引を始めた会社の中で一社ほど「ものすごく打合せミスの多い」会社があります。設計担当者がお施主さんと打ち合わせをしているそうなんですが、先日たまたま現場に行った際にその打ち合わせに遭遇しました。
私は別件で訪問していたので、打合せの内容はあまり聞いていなかったのですが、時々質問されることがあったのでアドバイスしていました。あまり出しゃばって話しても良いこと無いですからね。
そして今日。その打ち合わせ内容をまとめた品番リストが届いたんですけど、なにかおかしいんです。真剣に聞いていたわけでは無いですけど、聞かれたことが反映されていないので「あの時、キッチンの所アクセント入れたいって言われていたの入ってませんけど私が帰った後変わったんですかね？大丈夫ですか？」と一応確認の電話入れました。
「えっ？そうでしたっけ？ちょっと確認しますけどそうだったかもしれませんね・・・」
なんだか不安な返事が返ってきました。
私がその打ち合わせ担当者を現場で見た時には、ず～っとメモ帳か何かに書いて書いて書いて書いて・・・一言一句逃さずメモしようとしてるの？って言う程メモ取りまくっていました。
現場監督に聞いたところボイスレコーダーで録音までしているなんて言う話まで聞きました。
それでもミスしまくっているってどういう事でしょう？
打合せしている時に「メモを取る事」に集中するあまり、「相手の話を理解しよう」とう姿勢が欠けているのかもしれません。「メモする事で満足する」というのもあるでしょう。ボイスレコーダーで録音しているという安心感から全く頭に入って無いんでしょうね。
そしてそのボイスレコーダーも問題で、例えば１時間の打合せをしたものを聴き直すとなると、同じように１時間かかります。必要な所だけピックアップして繰り返して聞くとなると更に時間がかかる事に。動画編集をしたりもしますので分かるのですが、元の素材を必要な分だけ切り取るというのもそれだけで時間がかかるんですよね。
更にもう一つ。いくら録音があっても集中して打合せの方が頭に入っていないと、「あそこに〇〇したいんですよね」って録音聞いても「あそこってどこ？」ってなっちゃいます。
メモびっしり書くのは否定まではしませんけど、「何のためにメモを取るのか？」という事にはよく考えないといけないところ。
学生時代にも先生が「余談だけど、この数式使ってこんなこと出来るんだよ」みたいな本題と外れた話をする事があります。そこまでマメにノート取っている子もいました。私はどちらかというと、「ここテストに出るよ」って言われるところだけ取っている方でした。勉強がテストの為の勉強にしていたからですね。そしてその他の話は何となく頭に残っているもの。控えておかないといけないとこだけメモっていたからですかね？
打合せの方も、「必要な事だけ」でいいんでは無いでしょうかね？それよりも対面しているお客さんの意図に注視しながらいた方が良さそうです。
今度「スケジュールの組み方」についても書こうと思っていましたが、一部ここでも触れてみましょう。
私のスケジュールの組み方って「〇日～×日までにここに行かなければいけない」というメモと、「〇日×時、△▲さんとの打ち合わせ」というような必ず決まった日時の予定のメモの２種類に分けています。
「相手がいて確実にその時でないといけないもの」に関しては携帯スケジュールまで入れてメモを忘れないようにしますが、「相手もいなければ自身で完結する現場のスケジュール」などは、現場の段取り表にはメモしますがあとは自分の頭だけに留めてその日のルートなどを考えながら合間に入れて行ってます。
突発的に現場に来て欲しいとか、事務所に来て欲しいとかあるんですよね。ガッチリ予定を決めてしまっていると、翌日以降の予定も融通が大変になりますし、一つ変わったら全部組み替えないといけません。比較的フリーに空けながらその時その場で組んで行けば突発のものが入っても意外と融通できるんですよね。
急に東側の現場呼ばれるの？だったら東方面に近いところに今日行こう。北方面は明日約束あるからそっち側優先しよ。西側は明後日回れるかな～？南側はまだ時間があるから様子見て動こっと・・・
みたいな組み方ですね。メモを取るよりも頭をしっかり動かしての方が実際は意味あるのかもしれません。予定も全部メモしたら回る時間足りないですしね。
メモしてミスするぐらいなら、メモしないでもミスしない方が良いですよね。今回の設計さんに関してはメモの取り方はもっと考え直す必要がありそうです。