私の「あれこれやりたい病」が、またまた発症してしまいました。
これまでにもブログで紹介してきた通り、現在いろいろな業務改善に向けたシステムやアプリの開発を進めています。
完成して実際に使えるようになったものもありますが、まだまだ開発途中のものも山ほどあります。
そんな状況なのに、また新たな開発案が生まれちゃいました。
しかも今回は、これまで以上に大掛かりな仕組みになりそうなんですよね・・・。
クロス屋さんにとって面倒な「貼り分け指示」
内装仕上げ工事の中でも、クロス工事にはちょっと面倒な作業があります。
それが、お客さんから送られてくる「貼り分け指示」を理解する作業です。
一般的な住宅でも、壁と天井で違うクロスを使うことがありますし、最近ではアクセントクロスとして一面だけ違う色や柄のクロスを貼ることも珍しくありません。
さらに、同じ部屋でも壁ごとに違うクロスを指定したり、天井の一部分だけ変更したりと、貼り分けがてんこ盛りの現場もあります。
もちろん、これ自体は何も問題ありません。
お客さんの希望通りに仕上げるのが私たちの仕事ですからね。
問題なのは、その指示の伝え方なんです。
例えば、
「洋室の一面をアクセントクロスに変更」
なんて指示があったとします。
いやいや・・・。
どこの一面ですか？
入口から見て正面なのか、窓のある面なのか、それともベッドを置く予定の壁なのか。
図面に記載されていても、矢印の位置が曖昧だったり、どちらの壁を指しているのか分かりにくかったりすることもあります。
また、品番だけが一覧表になっていて、どこに使用するのかは別の図面を確認しないと分からないというケースもあります。
こうなると、指示を出した人の意図と、受け取った人の解釈が違ってしまう可能性があるんですよね。
当然、間違えて施工してしまえば貼り替え工事が発生します。
材料代も施工費も余計に掛かりますし、工期にも影響します。
場合によっては、誰の指示が悪かったのかという責任問題にまで発展してしまいます。
指示を受け取ってからも作業がいっぱい
実際には、元請けさんから指示を受け取っただけで仕事が終わるわけではありません。
むしろ、そこからが私たちの仕事です。
まず、送られてきた資料を確認して、どの部屋のどの部分に何のクロスを使うのかを理解します。
次に、それを自社の工事伝票へ転記します。
そして、必要な材料数量を計算して発注する作業があります。
さらに、実際に施工する職人さんが間違えないように、指示を分かりやすく整理して伝えなければいけません。
ここが結構大変なんですよ。
元請けさんの指示書をそのまま職人さんに渡しても、必ずしも正しく伝わるとは限りません。
私自身が内容を理解して、必要に応じて図面に書き込みを追加したり、説明を補足したりすることもあります。
つまり、元請けさんが一度作った指示書を、私たちがもう一度整理し直しているわけです。
これって、よく考えると結構な無駄じゃありませんか？
しかも、その作業の途中で転記ミスや認識違いが発生する可能性まであります。
同じ情報を何度も人間が読み直して、書き直して、伝え直している。
この部分を何とかできないものかと考え始めたんです。
だったら元請けさんの指示書から変えちゃえば？
これまで私が開発してきた仕組みは、基本的には自社の業務を効率化するためのものでした。
採寸した情報を伝票へ反映させたり、品番から必要な情報を取得したり、材料数量を自動計算したり。
自分たちの作業を減らすための仕組みですね。
ですが、今回考え始めたのは、その一つ前の段階です。
元請けさんが指示書を作るところから、共通の仕組みにしてしまえばいいんじゃない？
という発想です。
例えば、元請けさんが図面上で貼り分け位置を指定して、使用するクロスの品番を登録する。
すると、その情報を基に貼り分け指示書が自動的に作成される。
そして、そのデータを私たちが受け取れば、自社の工事伝票へ簡単に反映できる。
さらに、職人さんへ渡す施工指示書も、同じ情報から作成できるようにする。
これが実現できれば、同じ内容を何度も転記する必要がなくなります。
元請けさんが入力した情報が、材料発注から施工指示まで一貫して利用できるわけです。
もちろん、数量の確認や施工上の判断など、人間が行わなければいけない部分は残ります。
それでも、単純な転記作業や資料の読み替え作業が減るだけで、かなりの業務改善になるはずです。
しかも、図面への書き込みも同じ仕組みでできれば、指示の食い違いも減らせるでしょう。
一番の問題は元請けさんに使ってもらえるかどうか
ただ、今回の仕組みには大きな問題があります。
それが、元請けさん側の作業です。
私たちがどれだけ便利になる仕組みを作ったとしても、元請けさんにとって面倒なものになってしまえば、使ってもらえません。
「このシステムを使って指示書を作ってください」
とお願いしたところで、
「今までのExcelやPDFで十分じゃない？」
と言われてしまえば、それまでです。
元請けさんにとっては、私たちの伝票作成が楽になるかどうかなんて、直接関係のない話ですからね。
だからこそ、今回の仕組みで一番重要なのは、
元請けさん自身も、今までより簡単に指示書を作れること。
ここなんですよね。
例えば、これまでExcelで品番を入力して、別の図面に貼り分け位置を書き込んで、PDFに変換して送信していたとします。
それが、一つの画面で図面を開いて、貼り分け位置を選択して、品番を入力するだけで完了する。
そんな仕組みなら、元請けさんにも使ってもらえる可能性があります。
さらに、変更が発生した場合にも、変更箇所だけ修正すれば指示書全体に反映されるようになれば便利ですよね。
実際の現場では、工事が始まってから品番変更や貼り分け変更が発生することもあります。
そのたびに資料を作り直して、関係者に送り直して・・・。
こういった作業まで簡単にできるようになれば、元請けさんにも十分なメリットが生まれると思うんです。
ただし、ここまで考え始めると、開発の難易度が一気に上がってしまいます。
会社ごとに違う指示書をどう統一する？
もう一つ大きな問題があります。
それが、元請けさんごとに指示書の形式がまったく違うことです。
Excelで一覧表を作っている会社もあれば、PDF図面に直接書き込んでいる会社もあります。
独自の記号や略称を使っている会社もありますし、部屋ごとに細かく分類している会社もあります。
長年取引している会社なら、ある程度はその会社独自の書き方にも慣れています。
ですが、新しい担当者になったり、初めて取引する会社だったりすると、指示の意味を確認するところから始めなければいけません。
今回の仕組みを本当に使えるものにするには、こういった各社の違いを整理する必要があります。
幸い、私の手元には、これまで多くの元請けさんから受け取ってきた指示書があります。
それぞれの良いところや分かりにくいところを比較して、共通して必要になる情報を整理すれば、ある程度の統一仕様は作れるかもしれません。
ただ、すべての会社に同じ書き方を強制するのは現実的ではありません。
ですので、入力方法にはある程度の自由度を残しながら、最終的に出力される情報は共通の形式にする。
そんな構成が必要になりそうです。
しかも、自社の伝票に取り込めるだけでは不十分です。
将来的には、他の会社が使っているシステムにも取り込めるようなデータ構成にしておきたいところ。
ここまで考えると、単純な指示書作成ツールではなく、会社をまたいで情報を共有するための仕組みになってきます。
いや～・・・。
また、とんでもないものを考え始めちゃいましたね。
これまで作ってきた仕組みも無駄にはならない
とはいえ、まったくゼロからの開発というわけでもありません。
これまで取り組んできた図面の読み込みや、部屋の形状を認識する仕組み。
品番をデータベースと照合する仕組み。
工事伝票への情報反映や、材料数量の計算など。
今回の開発にも応用できそうな部分はいくつもあります。
むしろ、これまで個別に作ってきた仕組みをつなぎ合わせることで、新しいものが作れる可能性が見えてきたとも言えます。
ただし、これまでの開発と決定的に違うところがあります。
それは、自分だけが使いやすければいいわけではないということ。
元請けさんが使いやすいこと。
私たちが受け取って処理しやすいこと。
そして、職人さんが見て理解しやすいこと。
それぞれの立場で使いやすい仕組みにしなければ、結局どこかで余計な作業が発生してしまいます。
これまで自分の業務を中心に考えてきた開発から、仕事に関わる人たち全体の流れを考える開発へ。
そう考えると、今回の構想は今までとは少し違う方向に進み始めたのかもしれません。
完成したら仕事が何倍も早くなるかも？
もちろん、現時点ではまだ構想段階です。
実際に作れるのかどうかも分かりませんし、どこまで実用化できるのかも未知数です。
元請けさんに協力してもらう必要もあるでしょうし、実際に使ってもらいながら改善していくことも必要になると思います。
ですが、もしこれが完成したら・・・。
私の仕事、さらに何倍も早くできるようになっちゃうんじゃないでしょうか？
これまで時間を掛けていた資料の確認や転記作業が減って、その分を工程管理や職人さんとの打ち合わせなど、本来時間を使いたい仕事に回せるようになります。
しかも、自分の会社だけではなく、元請けさんや職人さんの作業まで減らせる可能性があります。
そう考えると、やらないわけにはいかないんですよね。
とはいっても・・・。
現在開発しているものだって、まだまだ完成していないものがいっぱいあります。
あれも完成させたい。
これも改善したい。
こっちの仕組みも追加したい。
そんなことを考えているところに、さらに大掛かりな開発案を思い付いてしまいました。
しかも、今回の構想は今まで以上に難しそうです。
本来なら、今作っているものを完成させてから次に進むべきなんでしょうけどね。
でも、こういうアイデアって、一度思い付いてしまうと頭から離れないんですよ。
仕事をしていても、
「あっ！この作業も自動化できるんじゃない？」
「この情報をあっちにつなげればもっと楽になるんじゃない？」
なんて、次々と考えてしまいます。
便利な仕組みを作って仕事を楽にしたいはずなのに、その仕組みを作るための仕事がどんどん増えていく・・・。
業務改善を進めているはずなのに、自分の業務だけは一向に減る気配がありません。
全部中途半端な状態なのに、また新しい悩ましいアイテムを考えちゃって・・・。
さて、私これからどうするんでしょ・・・💦